De Scrum methode wordt steeds populairder en dat is niet voor niks. Vooral de efficiënte en korte time to market vormen een groot voordeel. Zit jij er ook aan te denken om volgens deze methode te gaan werken? Er zijn veel verschillende Scrum tools die je kunt gebruiken om dit proces vorm te geven. Maar hoe kies je de tool die het beste bij jouw organisatie past? In dit artikel vergelijken we 4 populaire Scrum tools met de bijbehorende voor- en nadelen.
1. Post-its
Bij Scrum tools denk je waarschijnlijk al snel aan een online tool. Maar als je zoekt op “scrummen” is de meest bekende tool de post-it muur. Ook al is hij misschien wat ouderwets, deze methode is zeker het overwegen waard.
By Jeff.lasovski – Own work, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=19121595
Hoe gaat het in zijn werk?
Op de muur maak je een vakverdeling, denkbeeldige kolommen, waarin je overzicht bewaart. Deze vakverdeling kun je als volgt inrichten:
- Backlog
- Sprintselectie
- To-Do
- In Progress
- Done
Het is ook mogelijk om nog een extra kolom toe te voegen waarin wordt aangegeven welke taken nog getest moeten worden. Alle ideeën en taken binnen een project worden op losse post-its geschreven. Elke post-it begint bij de backlog en loopt vervolgens alle kolommen af.
Voordelen
De voordelen van deze post-it werkwijze is dat het zeer overzichtelijk is voor iedereen. Wanneer iemand langsloopt kan hij of zij in één oogopslag zien welke taken er al zijn gedaan en welke nog gedaan moeten worden. Hierdoor wordt het ook goed stuurbaar. Daarnaast is deze methode zeer laagdrempelig. Het is voor iedereen mogelijk om een idee of taak op een post-it te schrijven, deze op te plakken bij de backlog en om eenvoudig de post-it naar een andere kolom te verplaatsen. Ook heb je geen hoge licentiekosten of andere administratieve rompslomp.
Nadelen
De post-it methode is wel heel overzichtelijk maar heel veilig is het niet. Valt er per ongeluk een post-it van de muur dan is het niet duidelijk waar deze eigenlijk hoorde. Je kunt namelijk geen backup of geschiedenis bijhouden. Ook is het vanwege de beperkte ruimte lastig om verdere toelichting te geven bij een taak, wat bij online tools vaak wel kan. Tot slot moet iedereen voor deze werkwijze fysiek op één locatie werken.
2. Trello
Trello is een projectmanagement applicatie die gebaseerd is op het KANBAN-systeem, die prima gebruikt worden in een Scrum omgeving. Door de volledige vrijheid van Trello is het mogelijk om het werkproces helemaal in te richten zoals gewenst.
Hoe gaat het in zijn werk?
In Trello maak je een bord aan, met daarin verschillende kolommen. Per lijst heb je de mogelijkheid om verschillende kaarten toe te voegen. Deze kaarten zijn vaak taakgeoriënteerd en vergelijkbaar met de post-it. Het Trello bord is te delen met het hele team zodat meerdere mensen tegelijkertijd in het bord kunnen werken. De backlog kun je in de eerste lijst zetten en zodra een taak in de sprint wordt meegenomen kan een taak verschoven worden naar de volgende lijst.
Trello is gratis te gebruiken, maar heeft ook een abonnementsvorm. Uiteraard heeft de abonnementsvorm een aantal voordelen, waaronder integraties met andere systemen zoals Mailchimp en Google Drive.
Voordelen
Trello is breed inzetbaar en heel gemakkelijk in gebruik. Taken kunnen gekoppeld worden aan personen en er kan een deadline aan toegevoegd worden. Zo is het heel overzichtelijk wie welke taak zou moeten oppakken en wanneer. Omdat het online is, kun je het bord overal bekijken en bijwerken. Daarnaast bestaat er een Trello app zodat je ook via de telefoon overal je taken kunt bekijken. Het is mogelijk om één taak aan meerdere personen toe te wijzen. Handig wanneer er meerdere teamleden aan een bepaalde taak werken.
Nadelen
Omdat Trello een heel open systeem is, is het noodzakelijk om een strakke werkwijze af te spreken. Zonder een duidelijk proces is het namelijk lastiger om efficiëntie te bereiken met dit systeem. Daarnaast is dit een perfect systeem als het aantal taken beperkt blijft. Wanneer er meer dan 100 taken uit te voeren zijn wordt het minder makkelijk om overzicht te houden.
2. Asana
Naast Trello wordt Asana vaak genoemd als tool voor projectmanagement. Ook Asana is gratis te gebruiken en werkt met borden. Naast het werken met borden, kan je ook werken met een lijstvorm waarin alle taken onder elkaar worden getoond.
Hoe gaat het in zijn werk?
De werkwijze van Asana is vergelijkbaar met de werkwijze van Trello. Ook hier kunnen verschillende taken aan een lijst worden toegevoegd en verplaatst wanneer deze zijn afgerond. Het is mogelijk om de taak aan iemand toe te wijzen en er een deadline aan een taak te hangen.
Voordelen
In Asana kun je niet alleen werken met een bord, maar ook met een lijst. Afhankelijk van de werkwijze die je zelf het meest prettig vindt kun je een weergave van de taken bepalen. Echter is het met Scrum altijd aan te bevelen om met een overzichtelijk bord te werken. Het gebruik van Asana is gratis, maar mocht je meer functionaliteiten willen is er ook een betaalde versie. Bij een betaalde versie heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een afhankelijkheid van een taak aan te geven. Dit kan worden gebruikt om aan te geven dat een persoon pas kan starten als een andere taak is afgerond. Dit maakt aansturing in het project meer gestructureerd.
Nadelen
De taken van Asana zijn niet te koppelen aan meerdere personen tegelijkertijd. Ze moeten altijd aan één persoon gekoppeld worden. Wanneer meer mensen verantwoordelijk zijn voor één taak zal er toch één persoon gekozen moeten worden als verantwoordelijke. Daarnaast is het bij Asana, net als bij Trello, de bedoeling dat je het bord er specifiek bij pakt in je browser om te zien wat er open staat. Dit is, ten opzichte van het post-it systeem wat eerder is genoemd, niet altijd in het blikveld van het team.
4. Atlassian Jira
Als laatste kijken we nog naar Jira dat, net zoals Trello, onderdeel is van Atlassian. Jira is een systeem dat speciaal is ontwikkeld voor het uitvoeren van projecten op een Agile manier. Het systeem is minder flexibel in te delen, maar heeft al wel een duidelijke structuur.
Hoe gaat het in zijn werk?
In Jira is er meer gefaciliteerd voor het creëren van een backlog. Alle wensen binnen een project of concept worden onder elkaar geformuleerd. Zodra er een nieuwe sprint begint kunnen de taken van de backlog gemakkelijk geprioriteerd worden, waardoor de meest belangrijke taken in één keer in een nieuwe sprint gezet kunnen worden. Ook heb je de mogelijkheid om terug te zien welke taken er in een specifieke sprint zaten.
Voordelen
Doordat Jira speciaal is ingericht voor het Agile oppakken van projecten is het hier ook beter op ingericht. Daarnaast heeft Jira megaveel functies zoals het definiëren van voorwaarden waaraan een kaart (post it) moet voldoen voordat het verplaatst kan worden en het toevoegen van inschattingen. Het is de grote broer van Trello en is uitermate geschikt als je net wat meer zoekt. Het heeft veel rapportagemogelijkheden, waaronder een burn down chart en een version report. Het is op die manier dus nog makkelijker om sturing te geven aan je project.
Nadelen
Jira is, in tegenstelling tot de andere tools, niet gratis te gebruiken. Voor kleinere bedrijven zijn de kosten wel lager dan voor grotere bedrijven. Wanneer er maximaal 10 gebruikers zijn betaal je $10 per maand. Bij grotere teams zijn de kosten $7 per gebruiker per maand. Daarnaast kan Jira heel veel maar het inrichten kan veel tijd in beslag nemen.
De juiste tools, voor het juiste team
Er zijn dus zeer uiteenlopende mogelijkheden om te scrummen. De grootte van een team of project is vaak van belang bij de keuze voor jouw meest ideale tool. Wanneer je een online tool gebruikt is dit niet altijd in het blikveld van het team, iets wat een post-it methode wel heeft. Daarnaast zijn er tools die zowel gratis als betaalde versies hebben. De tool die vooraf al het meest ingericht is op het Scrum proces is Jira. Deze tool is echter wel altijd betaald. Bedenk voor je een keuze maakt dus goed wat je nodig hebt en vooral ook wat juist niet.
Klaar om te starten met scrummen of wil je een gehele Agile transitie? Wij adviseren je graag! Neem direct contact op.